MAKASSAR, BKM–Dinas Arsip Kota Makassar terus berupaya meningkatkan tata kelola penyimpanan dokumen pemerintahan agar lebih rapi, aman, dan mudah diakses.
Salah satu langkah yang kini dilakukan ialah pengembangan depo arsip modern lengkap dengan sistem digitalisasi.
Kepala Dinas Arsip Kota Makassar, Fahyuddin, mengatakan saat ini pihaknya telah menggunakan depo mini dengan fasilitas penyimpanan khusus berupa roll o’pact untuk menjaga keamanan arsip statis milik sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
“Sekarang ini kita masih menggunakan depo mini. Memang kalau melihat standar ideal untuk menampung seluruh arsip SKPD masih belum mencukupi, tetapi kami terus berupaya mengembangkannya,” ujar Fahyuddin.
Ia menjelaskan, saat ini tersedia delapan unit roll o’pact dan akan segera ditambah hingga mencapai sekitar 16 unit penyimpanan.
Menurutnya, dukungan Pemerintah Kota Makassar, termasuk Wali Kota dan Wakil Wali Kota, sangat membantu pengembangan fasilitas arsip yang lebih representatif.
Fahyuddin menuturkan, seluruh arsip yang disimpan di depo ditata secara detail berdasarkan tahun dan jenis dokumen agar memudahkan pencarian di kemudian hari.
“Arsip tidak bisa asal disimpan. Semua harus tersusun rapi supaya ketika dibutuhkan beberapa tahun ke depan bisa langsung ditemukan,” katanya.
Selain penataan fisik, Dinas Arsip Makassar juga tengah menyiapkan sistem digitalisasi arsip. Bahkan ruangan khusus digitalisasi telah disiapkan dan dalam waktu dekat akan dilengkapi aplikasi pencarian dokumen berbasis digital.
Dengan sistem tersebut, proses pencarian arsip nantinya dapat dilakukan lebih cepat tanpa harus membuka dokumen secara manual.
“Kalau digitalisasi sudah berjalan, tinggal buka akun atau aplikasi, lalu cari berdasarkan tahun atau bagian terkait, arsip langsung muncul,” jelasnya.
Meski demikian, Fahyuddin mengakui pengelolaan arsip masih menghadapi sejumlah kendala, terutama keterbatasan tenaga arsiparis.
Saat ini Dinas Arsip Makassar hanya memiliki sembilan arsiparis aktif setelah beberapa pegawai memasuki masa pensiun. Padahal kebutuhan ideal diperkirakan mencapai sekitar 30 arsiparis agar pengawasan dan pembinaan arsip di seluruh OPD dapat berjalan maksimal.
“Kami berharap setiap OPD nantinya memiliki tenaga arsiparis atau pengelola arsip sendiri sehingga pengelolaan dokumen lebih tertata,” ujarnya.
Ia menyebut pihaknya juga telah memiliki dasar hukum melalui Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2025 tentang Pengelolaan Arsip sebagai pedoman penataan arsip di seluruh SKPD.
Dari sisi kapasitas, depo arsip yang ada saat ini dinilai masih terbatas. Karena itu, Dinas Arsip berencana menambah ruang penyimpanan agar seluruh dokumen pemerintahan dapat tersimpan sesuai standar nasional.
Fahyuddin memperkirakan kebutuhan ideal penyimpanan mencapai 50 hingga 100 unit roll o’pact lengkap dengan pengaturan suhu ruangan seperti yang diterapkan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
“Suhu ruangan harus dijaga karena sangat berpengaruh terhadap ketahanan arsip dalam jangka panjang,” katanya.
Ia menambahkan, pengelolaan arsip yang baik menjadi sangat penting karena dokumen pemerintahan sering kali dibutuhkan kembali bertahun-tahun kemudian, terutama saat muncul persoalan administrasi maupun kebutuhan data historis.
“Kalau arsip tidak ditata dengan baik, mencari dokumen itu seperti mencari jarum di tengah lapangan. Tapi kalau tersusun rapi dan sudah digital, semuanya jadi lebih mudah,” pungkasnya.(rhm)